Äänestys- ja vaalijärjestys

1. Yleistä

Sulasolin Oulun piiri ry:n, jäljempänä piirin, kokouksessa noudatetaan yhdistyslakia ja piirin sääntöjä. Jos piirihallitus tai piirin kokous päättää, että piirin kokoukseen voidaan osallistua myös etänä, noudatetaan lisäksi tätä äänestys- ja vaalijärjestystä.

Äänestys- ja vaalijärjestyksen antaminen perustuu yhdistyslain 30 §:ään.

Tässä äänestys- ja vaalijärjestyksessä tarkoitetaan

  • etäosallistumisella ja osallistumisella etänä osallistumista piirin kokoukseen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana

  • etäosallistujalla kokouksen osanottajaa, joka osallistuu kokoukseen etänä.

2. Etäosallistumisoikeus

Piirin sääntöjen 10 §:n mukaisesti piirin kokoukseen voidaan osallistua myös etänä piirihallituksen tai piirin kokouksen niin päättäessä. Etäosallistumisoikeus on vain kokouksen aikana.

Piirihallitus voi päättää, että kokousedustajan on ilmoitettava halukkuudestaan käyttää etäosallistumista ennen piirihallituksen määräämää määräaikaa. Ilmoittautumisvelvollisuudesta ja määräajasta on mainittava kokouskutsussa.

Etäosallistuja voi kokouksen aikana osallistua kaikkien asioiden käsittelyyn ja päättämiseen. Piirihallitus tai piirin kokous voi kuitenkin päättää, että vaaleihin ja äänestyksiin voivat osallistua vain kokouspaikalla henkilökohtaisesti läsnä olevat kokousedustajat. Päätös voidaan tehdä myös siten, että se koskee vain salaisia lippuäänestyksiä. Mikäli päätöksen etäosallistumisen käyttämisestä on tehnyt piirin kokous, piirihallitus ei voi kuitenkaan tehdä päätöstä äänioikeuden käyttämisen rajoittamisesta.

Äänioikeuden käyttämisen rajoittamisesta on ilmoitettava kokouskutsussa.

Piirihallitus päättää etäosallistumisessa käytetyistä ohjelmistoista ja teknisistä ratkaisuista.

3. Kokouskutsut

Jos piirin kokoukseen on mahdollista osallistua etänä, tästä on ilmoitettava kokouskutsussa. Lisäksi kokouskutsussa on tällöin

  • mainittava, jos kokousedustajan on ilmoitettava halukkuu­destaan käyttää etäosallistumista ennen piirihallituksen määräämää määräaikaa

  • mainittava, jos etäosallistujan on ilmoitettava sähköposti­osoitteensa ennen piirihallituksen määräämää määräaikaa

  • mainittava, jos etäosallistuvan kokousedustajan äänioikeuden käyttö on rajoitettua

  • ilmoitettava tarvittavat laitteet, ohjelmistot ja tekniset ratkaisut, jotka etäosallistujalla on oltava käytettävissään voidakseen osallistua kokoukseen etänä.

4. Tarkemmat osallistumisohjeet

Piirihallitus ilmoittaa etäosallistumiseen tarvittavat internet-osoitteet, tunnisteet ja salasanat viimeistään kaksi vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse niille kokousedustajille, jotka ovat ilmoittaneet halukkuudestaan osallistua etänä, ellei näitä tietoja ole ilmoitettu kokouskutsussa.

5. Etäosallistujan vastuut

Etäosallistujan on

  • ilmoitettava halukkuudestaan osallistua etänä kokouskutsussa mainittuun päivään mennessä

  • ilmoitettava kokouskutsussa mainittuun päivään mennessä sähköpostiosoitteensa, jonka kautta hänellä on mahdollisuus vastaanottaa sähköpostia myös kokouksen aikana

  • varmistuttava, että hänellä on käytössään kokouskutsussa ilmoitetut laitteet, ohjelmistot ja tekniset ratkaisut

  • säilytettävä huolellisesti etäosallistumiseen tarvittavia internet-osoitteita, tunnisteita ja salasanoja ja mahdollisuuksiensa mukaan estettävä niiden joutuminen ulkopuolisten tietoon.

Etäosallistuja on vastuussa omien laitteidensa ja ohjelmistojensa sekä oman sähköpostiosoitteensa ja tietoliikenneyhteytensä toiminnasta.

6. Kokousmenettely

Kokoukselle valitaan tekninen sihteeri, joka vastaa etäyhteyden seurannasta ja auttaa puheenjohtajaa puheenvuorojen jakamisessa.

Osallistumisoikeus todennetaan etäyhteyden osalta yhtä luotettavasti kuin kokouspaikalla.

Mikäli etäosallistujien oikeutta osallistua salaisina lippuäänestyksinä toimitettaviin vaaleihin ja äänestyksiin ei ole rajoitettu, piirihallitus tai kokous voi päättää, että myös kokouspaikalla henkilökohtaisesti läsnä olevat kokousedustajat äänestävät saman järjestelmän kautta kuin etäosallistujat, mikäli tämä on tarpeen vaalisalaisuuden säilymisen varmistamiseksi tai muusta vastaavasta syystä. Piirihallituksen on tällöin huolehdittava, että kokouspaikalla on käytettävissä äänestyksessä tarvittavia laitteita.

Kokouksen työjärjestyksestä päättämisen yhteydessä voidaan päättää tarkemmin kokousmenettelystä koskien esimerkiksi puheenvuorojen pyytämistä ja niiden käyttämistä sekä äänestys- ja vaalimenettelystä.

7. Teknisten häiriöiden vaikutukset

Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys. Jos kokouksessa ei kuitenkaan voida todeta, että häiriö johtuu kokouksenjärjestäjästä, niin kokousta jatketaan, vaikka yhteyttä ei saada palautettua.

Jos häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä, keskeytetään kokous, kunnes yhteys on palautettu.

Teknisen häiriön sattuessa voidaan etäosallistumiseen tarvittavia internet-osoitteita, tunnisteita ja salasanoja pakottavasta syystä vaihtaa. Samoin voidaan toimia, jos tarvittava internet-osoite, tunniste tai salasana on joutunut tai sen epäillään joutuneen ulkopuolisen tietoon. Uudet osoitteet, tunnisteet ja salasanat on ilmoitettava sähköpostitse etäosallistujille, ja heille on varattava kohtuullinen aika yhteyden palauttamiseen, ennen kuin kokousta voidaan jatkaa. Kokouksen jatkamisen jälkeen on läsnäolijoiden osallistumisoikeus todennettava uudelleen.
 

8. Erinäisiä määräyksiä

Mikäli piirin kokouksen kutsuu koolle piirihallituksen sijaan yhdistyslain 20 § 3 momentissa tarkoitetulla tavalla piirin jäsen ja mikäli piirin kokous tai piirihallitus on aiemmin päättänyt, että piirin kokoukseen on mahdollista osallistua myös etänä, on koollekutsujalla kyseisen kokouksen osalta oikeus päättää tämän äänestys- ja vaalijärjestyksen nojalla piirihallituksen päätettäväksi kuuluvat asiat sekä velvollisuus hoitaa tämän äänestys- ja vaalijärjestyksen nojalla piirihallitukselle määrätyt tehtävät.


 

Tämä äänestys- ja vaalijärjestys on hyväksytty Sulasolin Oulun piiri ry:n sääntömääräisessä vuosikokouksessa 12. huhtikuuta 2021. Tämä äänestys- ja vaalijärjestys tulee voimaan, kun mainitussa kokouksessa hyväksytty sääntömuutos merkitään yhdistysrekisteriin.